Combien de temps doit-on conserver les factures, relevés et documents ?

Selon le type de documents, certains doivent être conservés plus longtemps que d’autres. Pour ne pas faire d’impair et avoir des remords par la suite, mieux vaut apprendre à faire le tri en identifiant quels sont les papiers à garder précieusement. Découvrez donc la liste des documents à conserver et pour combien de temps, selon votre situation personnelle.

Stockage de factures –

Quels papiers conserver et pour combien de temps ?

De nos jours, bien que la plupart des transactions soient effectuées via les services bancaires en ligne (avec la preuve des paiements facilement accessible dans l’historique), le problème de stockage des factures et autres documents est toujours d’actualité. Pour ne pas s’encombrer ni faire d’erreur, il est important de savoir quels sont les papiers à garder ou à  jeter. Besoin de savoir  quel est le délai de conservation pour chaque document ? Voici quelques pistes.

• Factures de gaz, d’électricité et de téléphone

Par mesure de précaution, il serait plus sage de conserver les factures et les reçus de paiement dans vos archives personnelles (sauf si vous utilisez les services bancaires en ligne). Ils peuvent vous être utiles dans le cas où vous auriez besoin de soumettre une rectification suite à un prélèvement injustifié ou de fournir une preuve de paiement au cas où elle est réclamée. Le délai de conservation peut aller jusqu’à 5 ans. Passé ce délai, les créances expireront.

• Documents fiscaux

Les documents qui servent de base au règlement des impôts doivent être conservés au minimum 5 ans. Dans certains cas, ce délai est même prolongé. C’est le cas, notamment, lorsqu’une convention d’acompte a été conclue avec l’administration fiscale. L’allongement de la durée d’archivage doit également être pris en compte lorsqu’une procédure pénale fiscale ou une procédure d’exécution sont engagées. Le délai peut encore se prolonger suite à des réglementations particulières : par exemple, les entrepreneurs qui bénéficient d’aides publiques, accordées sur la base de la loi sur les zones économiques spéciales, doivent conserver leurs documents plus longtemps.

• Reçus d’achat et cartes de garantie ?

Les reçus d’achat de produits (chaussures, vêtements, meubles, équipements électroniques, etc.) doivent être conservés pendant deux ans. Car, durant cette période, ils sont couverts par la garantie. Ainsi, en cas de défaut quelconque, vous pourrez déposer une réclamation auprès du vendeur. A noter que ce délai pour la réclamation peut être allongé si la marchandise est couverte par une garantie plus importante. Mieux vaut donc conserver ces documents tant que la garantie est encore valide. Concernant les produits alimentaires, des plaintes peuvent être déposées dans les trois jours suivant l’ouverture de l’emballage et avant la date de péremption.

• Relevés bancaires

Le délai de conservation de vos relevés bancaires et de carte de crédit dépend de la manière dont vous les recevez.

• Si vous n’avez pas de compte bancaire en ligne et que vous recevez toujours des relevés bancaires par la poste, conservez-les pendant 5 ans.
• Si vous avez un compte bancaire en ligne et que vous ne recevez pas de relevés papier, vous pourrez consulter ou imprimer vos relevés pendant plusieurs années si nécessaire. Sachez que les banques conservent ces documents accessibles aux clients pendant plus d’un an (et jusqu’à 3 ans selon les organismes bancaires). Toutefois, si vous avez besoin d’une période plus longue, vous pouvez contacter le numéro principal de la banque en ligne et demander la période souhaitée. La banque devrait vous l’envoyer par e-mail ou par la poste dans les jours qui suivent.

N.B : à toute fin utile, il est toujours plus judicieux de vérifier vos relevés au moins une fois par mois pour vous assurer qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises.

Quels papiers personnels doit-on garder 10 ans ?

De façon générale, il est recommandé de conserver l’attestation de remboursement d’un prêt pendant au moins 10 ans. Les accords concernant l’achat/la vente de biens immobiliers, les donations ou la séparation de biens doivent être conservés à vie.

Voici les papiers à garder précieusement au moins une dizaine d’années :

• Les documents juridiques

Tous les documents liés à des questions juridiques, tels que les ordonnances judiciaires, les accords de règlement, les contrats et accords de location, les rapports d’incident, les avertissements ou toute autre paperasse juridique doivent être conservés pendant 10 ans.

• Les documents d’assurance

Les dossiers concernant les polices d’assurance, les réclamations et les litiges doivent également être conservés pendant toute une décennie.

• Les documents d’enregistrements pour d’autres services de paiement

Certaines situations peuvent nécessiter la tenue d’enregistrement de paiements pour les virements bancaires, les services de paiement ou tout autre document lié aux services de paiement. Ils doivent également être stockés  pendant 10 ans.

Destruction de documents –

Quels documents d’entreprise faut-il détruire ?

La protection de la confidentialité de toutes les données sensibles que votre entreprise absorbe est primordiale. Bien qu’il soit courant pour les entreprises d’utiliser des systèmes de stockage électroniques (notamment le Cloud aujourd’hui), certains documents doivent encore être imprimés. Lorsque vous souhaitez vous débarrasser de certains documents sensibles dans votre bureau, l’option la plus sûre consiste à les faire détruire en toute sécurité et à l’abri des regards indiscrets.

• Informations sur la carte de crédit

Que la carte appartienne à votre entreprise ou à vos clients, pour la sécurité financière de l’une ou l’autre des parties, il est essentiel de procéder à la destruction de toutes ces informations aussi sensibles. Une fois la carte périmée, le déchiquetage de tout le contenu facilement déchiffrable est prioritaire.

• Déclarations de revenus

Bien que la tenue de registres soit importante, les déclarations de revenus précédentes détaillent des informations hautement confidentielles. La majorité des déclarations sont désormais sans papier et remplies en ligne, mais de nombreuses entreprises conservent encore des copies anciennes classées (en raison de l’obligation de conservation d’une preuve écrite de cinq ans à compter de la date de dépôt). Par conséquent, l’option la plus sûre pour garder ces dossiers financiers confidentiels est de les numériser et de les sauvegarder dans un fichier numérique, puis d’utiliser un service de déchiquetage de documents d’entreprise pour détruire les documents restants.

• Bulletins de paie

Dans la mesure où les fiches de paie contiennent des informations très sensibles sur l’individu, concernant ses droits, ses impôts et ses coordonnées bancaires, il est impératif de les manipuler avec beaucoup de précaution. Pour garantir la confidentialité de ces informations personnelles, toutes les copies papier des fiches de paie doivent être déchiquetées au moment même où elles ne sont plus nécessaires.